carriere

Vijf dingen waaraan u moet denken bij een zakelijke e-mail

Door Fleuriëtte van de Velde - 12 november 2014

Een zakelijke e-mail schrijven zorgt voor dilemma’s. Is ‘Geachte heer’ te stijf? Zijn emoticons kinderachtig? ‘Je kunt nooit te beleefd zijn.’

Bij het opstellen van een zakelijke e-mail gaat het vooral om het vinden van de juiste toon, maar dat is soms lastig. Elsevier biedt richting bij enkele veel voorkomende e-maildilemma’s. Wie het dan nog te ingewikkeld vindt, heeft een alternatief: pak de telefoon en bel de ander.

1. Kennen wij elkaar?

E-mails van een onbekende die beginnen met ‘Beste Marieke’, ‘Dag Hans’, of, nog gezelliger, ‘Hi Martijn’: daarop zitten Marieke, Hans en Martijn mogelijk helemaal niet te wachten. In beroepsgroepen waar de sfeer los is, zoals in de creatieve sector, is zo’n amicale aanhef vaak geen probleem, maar bij een bank of een advocatenkantoor wordt zo’n amicale aanhef minder op prijs gesteld.

Wie de ander niet kent, zit goed met ‘Geachte heer De Wit’, of ‘Geachte mevrouw De Wit’ (tegenwoordig wordt achter ‘mevrouw’ ook de achternaam geschreven). Maar zeker wanneer de ontvanger ongeveer even oud is en een in rang vergelijkbare functie heeft (en dat is via netwerksite LinkedIn makkelijk te achterhalen), komt ‘Geachte’ wellicht wel heel formeel over. Een elegante tussenoplossing die steeds meer in zwang raakt, is ‘Beste Marieke de Wit’.

Als het e-mailcontact op gang, is de overstap naar ‘Beste Marieke’ een vrij natuurlijke. Als de banden inniger worden, is ‘Hallo (of Hoi) Martijn’ niet ongepast. Alleen ‘Hoi’ kan, maar het komt vriendelijker over om iemands voornaam erbij te vermelden. De aanhef weglaten kan soms ook: bij korte snelle reacties bijvoorbeeld.

2. Tutoyeren

E-mail is een vrij informeel communicatiemiddel, maar dat betekent niet dat iedereen elkaar maar meteen moet tutoyeren. Vooral jongere mensen hebben de neiging iemand die ze niet kennen in een eerste mail meteen met ‘jij’ aan te spreken. Dat suggereert een vertrouwelijkheid die er niet is. Anderen, niet alleen ouderen, kunnen dat als storend ervaren.

Wie op safe wil spelen, kan de volgende vuistregels hanteren: noem een oudere, een hogergeplaatste of een autoriteit ‘u’, zeker bij het vragen om een gunst. Daarna is het een kwestie van gevoel: stuurt de ander een heel informele reactie, dan kan overstappen op ‘je’ na verloop van tijd een optie zijn.

Soms is het verstandiger het bij het wat afstandelijke ‘u’ te houden. Enige afstand kan soms nuttig zijn. Bijvoorbeeld bij het ontvangen van een mail met daarin een verzoek. Wie daar niet op wil ingaan, maakt het zichzelf makkelijker als hij de ander met ‘u’ blijft aanspreken.

3. Sent from my iPad?

E-mails die worden verzonden vanaf een telefoon of tablet van Apple, eindigen standaard met de vermelding ‘Sent from my iPhone’ (of ‘Sent from my iPad’). Sommige mensen schakelen die melding bewust uit.

Het kan onprofessioneel overkomen als iemand zakelijke mails vanaf zijn telefoon beantwoordt, vooral tijdens kantoortijden. Diegene zit immers niet achter zijn bureau (anders had hij zijn laptop met comfortabeler toetsenbord wel gebruikt), maar is kennelijk tegelijkertijd met andere dingen bezig.

Maar het kan ook nuttig zijn te laten zien dat een mail vanaf een mobiel apparaat wordt verstuurd. Zoals bij het beantwoorden van mails waarvan je vermoedt dat een snelle reactie op prijs wordt gesteld.

De ontvanger begrijpt waarom de mail kort is en zal dat niet onmiddellijk als onbeleefd beschouwen. Hij waardeert de reactie mogelijk extra als hij weet dat de ander onderweg is. Voor typefouten geldt natuurlijk nooit een excuus, maar wie weet dat een mail is getypt op een smartphone, oordeelt er mogelijk milder over.

4. Emoticons

Smileys, hartjes, bewegende trollen en andere plaatjes waarmee e-mails worden opgeleukt: veel ontvangers is het een gruwel. Ook in zakelijke mails komen deze emoticons steeds vaker voor. Vooral de lach en de knipoog zijn populair – typografisch 🙂 of als kleurrijk plaatje.

Not done? Nee hoor. In zakelijk e-mailverkeer kunnen emoticons een boodschap verluchtigen of een opdracht minder streng laten overkomen. Het lastige aan een e-mail is namelijk dat die alleen uit tekst bestaat. Emotie ontbreekt. Boodschappen kunnen anders overkomen dan bedoeld. Aan de telefoon of in een gesprek is het makkelijker om emotie toe te voegen: met stem of gezichtsuitdrukking.

Maar net als voor het gebruik van uitroeptekens geldt: gebruik emoticons met mate. Het komt snel kinderachtig over. En houd rekening met de ontvanger. Een collega kan die opgestoken duim onder een mail leuk vinden, maar een potentiële nieuwe klant denkt daar mogelijk anders over.

5. Tot slot

Ook al eens een ‘warme groet’ ontvangen? Deze vermoedelijk uit het Engels (warmest regards) overgewaaide afscheidsgroet duikt steeds vaker op in e-mails. Het is een alternatief voor de ‘vriendelijke groet’ (tegenwoordig gangbaarder dan ‘vriendelijke groeten’), de ‘hartelijke groet’ (of, ook nieuw: ‘hartelijks’), de ‘groeten’, of de ‘groet’.

De keuze voor een van deze afsluitingen is meer een kwestie van smaak dan van goede omgangsvormen, maar ze verschillen wel in vertrouwelijkheid. Bij een eerste e-mail komt de afsluiting ‘Groet, Peter de Graaff’, mogelijk wat kortaf over. Maar ‘Met vriendelijke groet’ kan na vier keer mailcontact nogal stijf overkomen. Wie afstand wil bewaren, houdt het bij ‘Met vriendelijke groet’.

Afsluiten met ‘groetjes’ is niet slim. Het gebruik van verkleinwoorden, zoals ‘collegaatje’, wordt gezien als iets typisch vrouwelijks. Het tast iemands gezag aan. Vooral onverstandig in leidinggevende functies.

Ingelogde abonnees van Elsevier Weekblad kunnen reageren.