carriere

Goed notuleren: waar moet je op letten?

Door Frederique Dormaar - 10 januari 2013

Op het eerste gezicht lijkt notuleren niet zo moeilijk. Je maakt een verslag van wat er wordt behandeld tijdens een vergadering, maar een goede notulist doet meer dan dat. Hij moet objectief de belangrijkste punten selecteren.

De notulen kunnen dienen als een geheugensteun voor de deelnemers aan de vergadering en voor afwezigen is het prettig om een verslag te hebben van wat er is besproken. Daarnaast zijn notulen een bewijs van de gemaakte afspraken en ze vormen de basis voor nieuwe actiepunten.

Tussenkopjes

Waar moet je op letten bij het opmaken van de notulen?

Wees volledig, maar houd het beknopt

  • Beperk je tot de hoofdzaken en houd je verslag to-the-point.
  • Noteer de dag, datum en plaats van het overleg. Geef ook aan wie aanwezig waren en wie niet.

Blijf objectief

  • Laat je eigen mening niet doorklinken in het verslag
  • Kies een neutrale formulering.

Werk overzichtelijk

  • Zorg dat je over de agenda beschikt en noteer bij de gemaakte opmerkingen om welk agendapunt het gaat.
  • Maak een duidelijk onderscheid tussen de verschillende onderdelen van de vergadering.

Maak een helder verslag

  • Maak direct na de vergadering je verslag. Dat is prettig voor de deelnemers en zo voorkom je dat je zaken vergeet.
  • Deel je tekst ruimtelijk in. Gebruik witregels en tussenkopjes.
  • Stuur je stuk ter controle eerst naar de voorzitter.

Ingelogde abonnees van Elsevier Weekblad kunnen reageren.